Extranet de empresa

Mejorando la gestión de la documentación y su comunicación entre los trabajadores

La Extranet de empresa consiste en un sitio web que permite la gestión de documentos de la empresa y la comunicación entre las personas de la misma de una forma organizada. Permite que desde cualquier ubicación accedamos a la documentación de la empresa y que todo los usuarios estén informados en tiempo real de los contenidos que se vuelcan en la misma.

Es una herramienta útil en distintas situaciones ya que se puede configurar a medida de cada empresa. Por ejemplo, es una forma de realizar un control de las acciones sobre innovación que aplica una empresa. Otro uso sería establecer un canal de comunicación donde todos los trabajadores puedan dejar su opinión o mejoras, o consultar el calendario laboral, comunicados, etc.

Generalmente se emplea para que los distintos integrantes de la empresa puedan acceder en función de su perfil, a los contenidos de su departamento y estén avisados cada vez que alguien deja alguna información o comunicado.

El acceso se realiza mediante nombre y clave personalizado, de manera que se controla quién tiene acceso y a qué secciones (departamentos).

La centralización de la información facilita la gestión de copias de seguridad de la información.

Si se desea se puede instalar en un servidor dentro de la empresa y funcionar con la red de ordenadores cómo una Intranet.

La aplicación se encuentra estructurada en varios módulos:

• Comunicación interna: Apartado de información general para todos los usuarios.
• Mensajería: para ponerse en contacto con cualquier persona o departamento y llevar un seguimiento de los mensajes que se crucen.
• Departamentos o áreas de trabajo: Aquí puede acceder a la información propia de cada departamento (Comercial, Administración, Gerencia, Innovación, Producción, Recursos humanos, laboral, etc.) y dentro de cada uno se encuentran distintas carpetas de trabajo (actas de reunión, presupuestos, calendario de reuniones, documentos de interés, propuestas, etc...). La empresa puede definir cada carpeta de trabajo que necesite.

Dentro de cada carpeta, se encuentran los mensajes y documentos que se han dejado en la misma. Cada mensaje tiene debajo las respuestas que hayan podido dejar otros miembros sobre él. Todo aparece en orden cronológico. También de puede crear un mensaje nuevo para esa carpeta.

Todos los usuarios reciben avisos en sus correos electrónicos cada vez que alguien deja un mensaje en su departamento en la extranet. El aviso contiene información sobre quién lo envía, donde se ha depositado (en que departamento y carpeta), el texto del mensaje y un enlace directo para dejar una contestación al mismo, que el resto de usuario del grupo podrá leer y del que serán avisados a través de un nuevo correo.

La aplicación es muy práctica ya que en la primera hoja de acceso se visualiza toda la información relacionada con los últimos mensajes y la agenda del mes, así como acceso a todas las funciones de mensajería y acceso a grupos. Esto permite acceder a cualquier contenido con un clic y ver en una sola hoja todos los cambios que se han producido.

Cuando un usuario accede a un área de trabajo se encuentra también con un listado con los últimos mensajes que se han recibido en esa área, lo que permite que directamente localice el asunto que le interesa.

Funcionamiento desde el punto de vista del administrador

El administrador cuenta con varias secciones:

• Usuarios: Donde podrá dar de alta, baja y editar sus datos, cómo modificar el correo electrónico de contacto de cada uno. Campos: entidad, nombre y apellido, correo electrónico. Además se define a que grupos o áreas de trabajo puede acceder y si debe desactivarse el aviso automático cada vez que alguien deja un mensaje en los grupos de trabajo a los que tiene acceso.
• Enviar mensaje: Puede definir para que áreas de trabajo o personas concretas se envía el mensaje y el documento adjunto.
• Mensajes enviados: relación de todos los mensajes que ha enviado.
• Mensajes recibidos: relación de todos los mensajes recibidos. Con botón para responder a un mensaje concreto, generando el remitente y el título del mensaje origen)
• Agenda: aquí podrá crear eventos visibles para todos los usuarios a través del apartado agenda y desde la pantalla de inicio.

Si está interesado, póngase en contacto para más información.