Extranet para gestión de proyectos entre varias organizaciones

Gestión de la documentación y la comunicación de proyectos entre organizaciones

La extranet de gestión de proyectos permite llevar la gestión de la comunicación y de la documentación entre personas que pertenecen a distintas organizaciones y trabajan en un proyecto común, generalmente dividido en áreas de trabajo.

La extranet para la gestión de documentación y comunicación de proyectos entre varias organizaciones o instituciones, es una herramienta muy útil y práctica para controlar la información que se genera en el desarrollo de proyectos de investigación, sociales y empresariales.

Se trata de un sitio único donde consultar cualquier información sobre las actuaciones, información aportada por el resto y evolución del proyecto.

Es una herramienta muy práctica para que todos los usuarios se comuniquen sin necesidad de conocer sus correos electrónicos.

Generalmente estos proyectos se dividen en varias áreas o grupos de trabajo.

La extranet permite definir los grupos de trabajo a los que corresponde cada usuario y configurar de qué tipo de mensajes debe ser avisado mediante correo electrónico.

Cada vez que se deja un documento o un mensaje, el sistema informa a todos los usuarios de ese grupo y permite que dejen opiniones sobre el mismo.

El portal de acceso restringido a los socios del proyecto consta de tres módulos:

• Agenda y Noticias
• Gestión documental
• Mensajería

Los contenidos más recientes (30 días) de los tres módulos se encuentran en la primera hoja a la que accede el usuario siendo muy funcional y práctico.

El web esta preparado para recordar la contraseña que se ha introducido evitando que el usuario tenga que recordarla e introducirla cada vez que accede.

Agenda y Noticias

La agenda permite estar informado de las reuniones y eventos del proyecto.

La sección noticias da a conocer cualquier información relevante en relación con el proyecto o área de influencia.

Gestión documental

Este apartado se encuentra organizado en áreas del proyecto, dentro de cada una existen diversas secciones (actas de reunión, documentacion financiera, calendario de reuniones, etc).

Solo los usuarios con permiso pueden acceder a un área del proyecto y recibir mensajes de lo que envíen otros miembros de ese área del proyecto.

Cualquier mensaje puede ser comentado. Las opiniones sobre un mensaje son accesibles al visualizar el mismo. 

Mensajería

Permite enviar mensajes privados a un usuario, a varios, a grupos de trabajo, o a todos a la vez.

Los mensajes pueden adjuntar documentos en cualquier formato.

Permite acceder a todos las respuestas y mensajes recibidos.

Administrador

El administrador puede crear todos los usuarios que desee y modificar sus datos y permisos de accesos a los directorios.

La sección mensajería le permite enviar mensajes a cualquier usuario, grupo de trabajo o a todos a la vez.

Dispone del apartado "Agenda", donde define eventos que son de interés general y a los que todos los miembros tienen acceso.

Puede crear nuevos grupos o áreas de trabajo y las secciones dentro de cada uno.